Modul de organizare și funcționare al asociațiilor de proprietari este reglementat de Legea nr. 196/2018, intrată în vigoare spre finalul anului 2018. Aceasta a înlocuit vechea lege a asociațiilor, Legea nr. 230/2007. Astfel, asociațiile trebuie să adopte un statut care stabilește modul de organizare, regulile generale de funcționare și atribuțiile asociației de proprietari, ale adunării generale, ale comitetului executiv, cenzorului sau comisiei de cenzori și administratorului de bloc.
Pe lângă statut, orice asociație trebuie să întocmească un regulament de bloc pe care să îl respecte toți locatarii din imobil. Acesta cuprinde regulile pe care trebuie să le respecte locatarii blocului sau condițiile în care pot fi folosite spațiile comune ale imobilului, dar și normele de comportament și bună vecinătate dintre proprietari.
Modelele privind statutul și regulamentul de bloc sunt stabilite prin Ordinul nr. 1.058/2019. Conform legii, fiecare asociație are obligația de a întocmi aceste documente, însă ele pot fi adaptate.
În prezent, legea prevede că organizarea asociației este reprezentată de adunarea generală, comitetul executiv, cenzorul sau comisia de cenzori (care trebuie să aibă neapărat studii juridice sau economice) și președintele asociației.
Asociațiile de proprietari au obligația de a se ocupa de toate chestiunile care țin de administrarea, exploatarea, întreținerea, repararea, reabilitarea și/sau modernizarea, după caz, a proprietății comune aferente blocului.
Deciziile se iau întotdeauna în cadrul adunării generale a asociației, la care e indicat să participe toți membrii. Este de precizat că, potrivit Legii nr. 196/2018, președintele/administratorul nu mai poate vota în numele altora, reprezentarea putând fi făcută doar prin procură scrisă și semnată.
Comitetul executiv, format din președintele asociației și un număr par de membri ai asociației, are obligația de a convoca adunarea generală a asociației de proprietari cel puțin o dată pe an sau ori de câte ori este necesar. Tot comitetul executiv trebuie să ducă la îndeplinire hotărârile asociației, să recalculeze cotele-părți indivize rezultate în urma modificării suprafețelor utile ale apartamentelor, să stabilească programul de încasări al asociației ș.a.m.d.
Conform Legii nr. 196/2018, comitetul mai are obligația de a urmări recuperarea eventualelor datorii la asociație, de a propune un sistem de penalizări și de a iniția și apăra interesele asociației, inclusiv prin procese în instanță.
Obligații privind banii încasați de/ prin asociație
Legea nr. 196/2018 prevede că este obligatorie repartizarea cheltuielilor comune ale condominiului. Potrivit legii, un condominiu este un “imobil format din teren cu una sau mai multe construcții, în care există cel puțin 3 proprietăți individuale reprezentate de locuințe și locuințe sau spații cu altă destinație, după caz, și cote-părți indivize de proprietate comună”.
Cheltuielile comune ale condominiului se referă la cheltuielile pe numărul de persoane ce locuiesc într-un apartament, cheltuieli pe consumuri individuale, cheltuieli pe cotă-parte indiviză, cheltuieli pe beneficiari, cheltuieli pe consumatori tehnici și cheltuieli de altă natură.
Conform legii, asociațiile de proprietari trebuie să aibă un singur cont bancar, prin care să treacă aproximativ toate sumele încasate (de la locatari și nu numai). Astfel, administratorul nu mai poate plăti furnizorii de servicii sau produse pentru diverse lucrări, fie ele de întreținere sau de reparații, decât prin intermediul contului curent al asociației.
Atunci când se primește o sumă de bani în numele asociației, e obligatoriu ca ea să fie transferată în acest cont unic în cel mult o zi. Ca o excepție de la această regulă și doar cu acordul adunării generale a asociației de proprietari, administratorul poate păstra o sumă de cel mult 1.000 de lei pe lună pentru efectuarea de plăți pentru cheltuieli neprevăzute.
Atenție! Anual, asociațiile trebuie să-și facă un buget de venituri și cheltuieli.
Este obligatoriu ca asociațiile să strângă bani și pentru constituirea unui fond de rulment și a unui fond de reparații. Banii se vor duce cu toții în același cont unic al asociației. Trebuie date chitanțe separat pentru fiecare astfel de fond, existând posibilitatea constituirii oricăror altor fonduri speciale (în funcție de cum se decide în cadrul adunării generale).
Obligațiile asociațiilor de proprietari privind prelucrarea datele cu caracter personal
O dată cu intrarea în vigoare a regulamentului privind protecția datelor personale, la finele lunii mai 2018, asociațiile de proprietari au fost nevoite să respecte anumite reguli stabilite de Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).
În acest sens, asociațiile trebuie să țină cont de faptul că afișarea listelor din bloc la avizier trebuie făcută fără nume și prenume, iar persoanele trebuie să fie informate cu privire la prelucrarea datelor atunci când sunt montate camere de supraveghere. Nu în ultimul rând, asociațiile ar trebui să minimizeze cât de mult se poate prelucrarea datelor (copia după buletin pentru completarea cărții de imobil nu e conformă cu regulamentul privind prelucrarea datelor personale).
